Si la notion de workflow vous est étrangère nous vous recommandons de commencer par faire notre tour de piste. Par ailleurs, connaître les notions de Groupes utilisateur et de champs personnalisé est vivement conseillé avant de débuter ce chapitre.

Un workflow est une action ou un ensemble d'actions qui s’exécute dynamiquement à la condition qu’un ou plusieurs critères prédéfinis soient réunis au moment d’une action( création ,modification, suppression).

Vous pouvez avoir un nombre illimité de workflow par ressource.

Créer un nouveau workflow

Pour ajouter une nouvelle macro dans votre système Hub3E, procédez comme suit :

• Accédez à la section de gestion des macros via le menu École > Configurations > workflow.
• Dans le coin supérieur droit de la liste des macros, cliquez sur Créer un workflow pour ouvrir la fenêtre de création.

Un workflow se créer en 4 étapes:

Vous pouvez naviguer entre les étapes à tout moment grâce aux boutons 1️⃣ 2️⃣ 3️⃣ 4️⃣ou au bouton Suivant.

N’oubliez pas d’enregistrer votre configuration en cliquant sur Enregistrer à l’étape 4.

1️⃣ Paramètres généraux

Intitulé

Donnez un nom explicite à votre workflow afin qu’elle soit facilement identifiable par vos utilisateurs au bon moment.

Types de ressources

Choisissez la ressource à laquelle associer votre workflow. Cette ressource détermine sur quelle ressource l’automatisme va s’exécuter.

Description

Résumez les actions exécutées par votre workflow. Cette description sert à la distinguer facilement lors de modifications futures.

Activer

Cette option défini si ce workflow doit être actif ou non. Vous pouvez ainsi le désactiver celons vos besoins. Ce qui est plus appréciable que de devoir le supprimer et le recréer.

2️⃣ Type d’événement

Cette étape permet de définir le type d’événement qui déclenchera l’exécution de votre Workflow. Celui-ci peut se déclencher lors de la création, de la modification ou de la suppression d’une ressource.

Dans notre exemple, nous souhaitons que le Workflow s’exécute lors de la modification, dans un contexte précis : il ne devra se déclencher que si le champ « Profil incomplet » est modifié.

Type de comparaison

Indiquez si votre Workflow doit s’exécuter dès qu’au moins un des champs sélectionnés est modifié, ou uniquement si tous les champs sélectionnés le sont.

<aside> 💡 L’option « Tous » peut être utile, par exemple, si vous souhaitez que tous les champs d’une adresse soient modifiés avant de lancer le géocodage de la ressource.

</aside>

Champs où détecter les changements

Sélectionnez la liste des champs dont vous souhaitez détecter les modifications pour déclencher l’exécution de votre Workflow. Avec le Type de comparaison, précisez si l’ensemble des champs doit être impacté pour lancer le Workflow.

3️⃣ Critères

Vous pouvez définir des critères pour conditionner le déclenchement de votre Workflow. Chaque critère se compose d’un champ, d’un opérateur logique et d’une valeur.

Les opérateurs logiques vous permettent de créer une condition adaptée à vos besoins.